مثنى الامير
مراقب المنتدى
عدد الرسائل : 681
العمر : 40
الإقامة : mothana_am@yahoo.com
تاريخ التسجيل : 03/11/2007
مقدار الإعجاب : 6
نقاط التميز : 274
 | موضوع: تقرير لجنة الرقابة والتفتيش لعام 2007م2008  الإثنين يونيو 09, 2008 2:25 am | |
| بسم الله الرحمن الرحيم
الجمعية الخيرية لأبناء مائلة
لجنة الرقابة والتفتيش
|
الأخوة / أعضاء الجمعية العمومية للجمعية الخيرية لأبناء مائلة ... الأكارم
السلام عليكم ورحمة الله وبركاته ،، الموضوع / تقرير لجنة الرقابة والتفتيش لعام 2007م والأشهر الخمسة الأولى من 2008م المقدم إلى الجمعية العمومية في مؤتمرها الثاني المنعقد بتاريخ 6/6/2008م .
بداية .. يسر لجنة الرقابة والتفتيش أن تتقدم إليكم وإلى كافة أبناء المنطقة بخالص التهاني والتبريكات بمناسبة انتهاء العام الثالث للجمعية وعقد مؤتمرها الرابع لانتخاب هيئة إدارية جديدة ولجنة رقابة وتفتيش لثلاث سنوات قادمة .
أن اجتماع اليوم يعد دلالة واضحة على نجاح هذه الجمعية وتثبيت أساسها ، ويعكس قدرتها على تخطي الصعاب والعراقيل التي واجهتها خلال الثلاث السنوات السابقة وهو ما يبعث بالأمل بأن جمعيتكم الخيرية تسير وبخطى متواضعة في الاتجاه الصحيح, لتحقيق أهدافها وفقاً لما سيتاح لها من ظروف وإمكانيات.
واستنادا إلى المهام والاختصاصات المناطة بهذه اللجنة ,فقد أسفرت عملية الرقابة والتفتيش على نشاط الهيئة الإدارية لعام 2007م والأشهر الخمسة الأولى من 2008م عن النتائج الآتية:-
أولاً:- المهام التي قامت بها اللجنة:-
1. أعدت اللجنة (إرشادات وإجراءات عمل) خاصة بممارسة عملها الرقابي يمثل ذلك أطار أساسي يمكن الإشترشاد به من قبل أي لجنة رقابية أخرى تابعة للجمعية .
2. مساعدة الهيئة الإدارية في تطوير وتعزيز مسار الجمعية ، من خلال القيام بتحقيق الأتي :-
أ- التمثيل في معظم اجتماعات الهيئة الإدارية التي تمت خلال عام 2007م والأشهر الخمسة الأولى من 2008م وكذا عقد لقاءات أخرى مع مسئولي الأنشطة لمناقشة المهام المتعلقة بهم وتقديم التوصيات الشفوية لهم لانجاح اعمالهم .
ب- متابعة الهيئة الإدارية وحثها على تصحيح الاختلالات التي ترافقت في عملها لعام 2006 والمقدم بها توصيات من اللجنة في اجتماع الجمعية العمومية الأول .
ج- تنفيذ مهام الرقابة المصاحبة لمعظم أنشطة الهيئة الإدارية وذلك من خلال :-
· حضور معظم اجتماعات الهيئة والمشاركة في مناقشة مختلف المهام وتقديم الملاحظات والتوصيات اللازمة الهادفة إلى التوجيه السليم للأداء .
· تبليغ الهيئة الإدارية بملاحظات اللجنة عن أي توجه يتعارض مع أحكام النظام الأساسي واللائحة الداخلية .
3. البت في أي استفسارات توجه إلى اللجنة من قبل الهيئة الإدارية .
ثانيا :- ملاحظات اللجنة المتعلقة بمراقبة الشئون المالية والأنشطة ألأخرى :-
· تم الإطلاع والتحقق على حسابات الجمعية والقوائم المالية لها لعام 2007م والأشهر الخمسة الأولى من 2008م والتي أظهرت ما يلي :-
1- لاحظت لجنة الرقابة والتفتيش تدني إيرادات الاشتراكات الشهرية المحصلة لعام 2007م (586,600ريال ) لعدد (450) عضوا في (12) شهرا عن اشتراكات عام 2005 (603,400ريال) لعدد (431) عضوا في (12)أشهر بما يظهر تقاعس بعض أعضاء الجمعية العمومية عن دفع الاشتراكات بما ينعكس سلبا على مستوى نشاط الجمعية وقدرتها على تقديم الخدمات .
2- بلغت الاشتراكات المستحقة الغير مسددة لهذا العام مبلغ (462,200 ريال ) وتتعلق بعدد (202عضو) من بين (450عضو ) إجمالي الأعضاء المنتسبين ، وتمثل ما نسبته ( 44%) من إجمالي اشتراكات المتعلقة بعام 2007م وهي نسبة كبيرة تظهر التراجع الخطير في تفاعل اعضاء الجمعية .
3- بلغ عدد الأعضاء الذين لم يقوموا بسداد أي مبلغ من رسوم الاشتراك المستحقة عليهم عن مدة (12 شهراً ) من عام 2007 م (195عضو) ، وعليه فأن تلك الاختلالات تمثل إحدى المعوقات التي تواجه نشاط الجمعية والتي باستمرار وجودها سيكون له الأثر السلبي في مستوى تحقيق الأهداف .
4- بلغت إيرادات التبرعات النقدية والعينية عن عام 2007م والأشهر الخمسة الأولى من 2008م مبلغ (3,947,520ريال ) بينما بلغت إيرادات التبرعات النقدية في عام 2006م مبلغ (4,573,690ريال ) بنقص حاد في جمع التبرعات والمساعدات نسبته (14 % ) بما يظهر تقاعس الإخوة في الهيئة الإدارية عن تنفيذ الخطط المقدمة منهم بداية عام 2007م .
5- بلغت المصروفات الإدارية لعام 2007م والأشهر الخمسة الأولى من 2008م مبلغ ( 247,600ريال ) وهي مصروفات تتعلق بإصدار صحيفة مائلة وطباعتها ونفقات اجتماع الجمعية العمومية الأول ومكافآت مسئول التحصيل والمتابعة ونفقات المحاسب القانوني ، بينما بلغت مصروفات المساعدات والإعانات لعام 2007م والأشهر الخمسة الأولى من 2008م مبلغ (3,794,450ريال) تركزت مجملها في تقديم الإعانات للعديد من الحالات المستحقة وإقامة الأنشطة والمشاريع الخيرية .
· وفيما يتعلق بمراقبة الأنشطة الأخرى ... يجدر التنويه أولا إلى أن لجنة الرقابة والتفتيش ومن خلال قيامها بمهام الرقابة المصاحبة عملت على تلافي وتصحيح بعض الملاحظات خلال عام2007م والأشهر الخمسة الأولى من 2008م ... إلا أنه لتحقيق الشفافية في أداء لجنة الرقابة والتفتيش وتجسيداً لجانب الثقة في ممارستها الرقابية ، يمكن إيجاز الملاحظات الآتية :-
1- عدم إخلاء عهد المشاريع والأنشطة بصورة دورية أثر في تسجيل الحسابات وترحيلها .
2- تدني مستوى استقطاب أعضاء جدد للجمعية من أبناء المنطقة ، وتدني نسبة الاشتراكات والتبرعات المحصلة لعام 2007م والذي كان من شأنه تحسين دخل الجمعية الذي يمكن الهيئة الإدارية من الانجاز والوفاء بمقتضيات الجانب الخيري حسب ما نص عليه النظام الأساسي وتحقيق الأهداف التي من شأنها تم إنشاء الجمعية.
3- عدم انتظام اجتماعات الهيئة الإدارية وفقا لما تقضي به أحكام اللائحة المحددة باجتماع دوري واحد في الشهر على الأقل ، والقصور في متابعة مستوى تنفيذ ما تم إقراره في بعض محاضر الاجتماعات للهيئة الإدارية .
4- عدم التوقيع على قيود اليومية العامة من قبل اللجنة التنفيذية المختصة بالتوقيع .
5- عدم إعداد الخطط السنوية لكل نشاط بصورة واقعية وفقا للإمكانيات المتاحة والعمل على تنفيذها .
6- لم يتم رفع تقارير فصلية للهيئة الإدارية من قبل بعض مسئولي الأنشطة.
ثالثاً:- توصيات اللجنة:-
توصي اللجنة بما يلي :-
1- تفعيل جانب استقطاب من لم يتم انتسابهم لعضوية الجمعية وخلق آلية فعالة لتحصيل الاشتراكات وجمع التبرعات لتحسين موارد الجمعية .
2- انتظام اجتماعات الهيئة الإدارية وفقا للنصوص المنظمة لذلك ، والمحددة باجتماع واحد في كل شهر على الأقل .
3- إعداد خطط سنوية لكل نشاط بصورة واقعية وفقا للإمكانيات المتاحة والعمل على تنفيذها.
4- إخلاء عهدة الأنشطة والمشاريع متى ما أنجز النشاط أو المشروع مباشرة دون تأخير حتى يتسنى ترحيلها إلى سجلاتها المحاسبية .
ختاما نأمل أن نكون قد وفقنا في تأدية مهامنا ... والله الموفق ،،
1- غيلان عبد الغني ( رئيس اللجنة)
2- لقمان أحمد محمد القاضي (نائب رئيس اللجنة )
3- عبد الرحمن طه ( مقرر اللجنة )
| |
|
